Peran IS dalam Suatu Organisasi

Suatu Organisasi pasti tidak dapat berdiri dan berkembang tanpa adanya suatu informasi.  Informasi mempunyai peranan sangat penting bagi organisasi.  Ada bebarapa macam informasi – informasi yang dapat diperoleh. oleh karena itu,  informasi itu dapat memiliki  nilai atau bermanfaat dan ada informasi yang tidak mempunyai nilai atau tidak bermanfaat. Oleh karena itu penting bagi suatu orang di dalam suatu organisasi atau perusahaan mengetahui ciri – ciri informasi yang bernilai. Ciri – ciri informasi yang bernilai yaitu:

1.      Accessible

Accesssibe ini artinya, suatu harus dapat dengan mudah diakses ke semua orang yang berkepentingan. Seperti contoh dalam jurusan kita, SI ( Sistem Informasi). Dalam jurusan ini dalam menyampaikan infomrasi mengenai kuliah dapat dishare atau di publish melalui website e-learning yang terkoneksi dengan jaringan internet. Dengan adanya website ini, semua mahasiswa system  informasi dan dosen dapat mengakses web ini dimanapun mereka berada jika membutuhkan suatu informasi mengenai perkuliahan.

2.      Accurate

Accurate ini artinya suatu informasi terbebas dari error.  Dalam menyampaikan  informasi, informasi yang diberikan harus ditransmisikan atau di sampaikan ke pencari informasi sesuai dengan informasi yang di sampaikan.

3.      Complete

Complete artinya suatu informasi itu harus, contain(isinya) harus memenuhi dari apa yang orang – orang yang memmbutuhkan informasi itu. Sehingga orang bisa mendapatkan informasi yang mereka cari. Seperti contohnya, informasi tentang  harga penjualan  saham dari beberapa PT. informasi itu tidak akan lengkap jika dalam informasi tersebut  tidak ada nama dari PT yang menjual sahamnya tersebut.

4.      Economical

Economical berarti suatu informasi itu harus  mempunyai nilai ekonomis. Maksudnya disini yaitu, suatu informasi itu memiliki nilai yang sama dengan harga atau biaya yang dibutuhkan untuk menghasilkan informasi itu.

5.      Flexible

Flexible berarti  informasi itu dapat digunakan oleh beberapa  orang dengan  tujuan yang berbeda - beda. Contohnya informasi hasil penjualan suatu produk di perusahaan. Informasi ini dapat digunakan oleh seoarang menejer keuangan untuk menentukan berapa keuantungan perushaaan dan segala macamnya. Untuk menejer produksi, informasi tersebut dapat dipakai untuk menentukan berapa barang yang akan diproduksi untuk periode – periode selanjutnya. Dan bagi menejer marketing, informasi itu dapat digunakan untuk menentukan strategi – strategi untuk memasarkan produk pada periode selanjutnya.

6.      Relevant

Informasi itu harus sesuai dengan apa yang memang dibutuhkan oleh seseorang. Misalnya informasi mengenai hasil tugas mahasiswa. Informasi ini  cocok( relevant)  jika diberikan untuk Mahasiswa atau Dosen. Namun, tidak cocok atau relavant jika informasi ini dipakai oleh seorang menejer keuangan dalam suatu perusahaan.

7.      Realible

suatu informasi dikatakan realible jika terdapat beberapa sumber yang disertakan dalam informasi tersebut. Hal ini dapat menyakinkan suatu decision maker untuk membuat suatu keputusan dari informasi itu. Contohnya, suatu dosen akan percaya bahwa salah satu dari mahasiswanya sakit apabila mahasiswa yang bersangkutan tersebut melampirkan beberapa sumber yang membenarkan informasi tersebut. Seperti contoh, surat keterangan dokter.

8.      Secure

Informasi harus mempunyai tingkat keamanan tertentu, tujuannya yaitu agar tidak semua orang bisa mengakses informasi yang diberikan. Bisanya, suatu informasi dberikan suatu kode atau password untuk mengaksesnya. Contohnya yaitu: informasi mengenai saldo nasabah. Informasi ini hanya dapat diakses oleh pihak bank yang bersangkutan dan nasabah tersebut.

9.      Simple

Informasi yang diberikan harus sesederhana mungkin. Artinya informasi tersebut tidak mengandung informasi – informasi lain yang tidak dibutuhkan oleh pencari informasi. Contohnya seseorang ingin mencari informasi mnegenai gaji pegawai. Informasi gaji pegawai tidak bisa dikatakan simple jika informasi gaji tersebut disertai dengan biodata dari setiap pegawai yang menerima gaji itu.

10.  Timely

Informasi harus memiliki nilai waktu. Artinya informasi  itu mempunyai batasan nilai waktu. Salah satu contohnya yaitu informasi mengenai cuaca di suatu tempat pada hari ini. Informasi tersebut hanya berlaku untuk hari ini dan  tidak akan berlaku lagi untuk hari – hari selanjutnya.

11.  Verifiable

Suatu informasi dakatakan verifiable jika bisa dibuktikan kebenarannya. Seperti contoh, dalam perkuliahan di suatu universitas. Ada informasi bahwa Mahasiswa yang bernama X tidak masuk kuliah. Pihak dosen dapat membuktikan hal tersebut salah satunya dengan mengecek  langsung ke kelas atu ruangan yang bersangkutan bahwa si Mahasiswa itu mamang benar tidak masuk kelas.

Informasi dapat dikatakan bernilai jika sudah memenuhi dari karakteristik – karakteristik informasi yang ada di atas. Dengan adanya karakteristik – karakteristik tersebut, organisasi, perusahaan atau individu dapat memilah mana informasi yang tepat maupun tidak tepat bagi mereka.

Informasi berasal dari sekumpulan data – data  yang sudah dimanipulasi, dikelolah dan dimaniplasi oleh suatu system yang dinamakan  Sistem infomasi.  System infomasi itu sendiri memiliki penegertian kumpulan dari beberapa komponen yang saling berinteraksi yang mempunyai fungsi mengumpulkan dan memanipulasi data dan meberikan suatu feedback untuk proses selanjutnya.

Kedudukan Sistem informasi dalam suatu organisasi itu sangat bermanfaat.  Dengan adanya system informasi ini suatu organisasi dipermudah pengerjaannnya sehingga akan menurunkan biaya perusahaan (reduce cost).  Hal ini terjadi karena system informasi dapat mengelolah data – data yang acak menjadi suatu informasi yang terstruktur dengan efektif dan efisien.  selain itu dengan adanya system informasi dapat menurunkan tingkat resiko dari suatu organisasi. Misalnya, dalam keuangan suatu organisasi. Dengan adanya IS,  dapat meminimaliasir resiko kesalahan dalam perhitungan keuangan. karena semuanya telah menggunakan komputasi dengan sedikit intervensi dari manusia.

Output dari system informasi yang berupa informasi, dapat dibuat sebagai acuan indicator  keberhasilan atau pekembangan suatu organisasi.  suatu perusahaan akan diketahui berhasil atau tidaknya dari adanya data – data atau fact yang ada.  Data – data atau fakta – fakta tersebut di kelolah dan di proses di dalam suatu system informasi membentuk suatu informasi mengenai keadaan perusahaan itu.setalah mengetahui tingkat keberhasilan suatu organisasi pihak stake holder dari organisasi tersebut dapat memakai informasi yang ada  sebagai pembuat keputusan    (decision maker) untuk menentukan langkah – langkah yang harus diambil untuk kedepannya.

Selain itu dengan adanya system informasi,dapat dijadikan feedback untuk organisasi itu.  feedback dapat berasal dari intern organisasi maupun extern organisasi. extern organisasi contohnya yaitu berasal dari masyarakat. masyarakat dapat menilai dan memberikan kritik serta saran kepada suatu organisasi mengenai kinerja dari suatu organisasi itu.Feedback dapat juga digunakan untuk komponen – komponen  system informasi itu sendiri. Sehingga system informasinya akan lebih baik lagi dalam menghasilkan suatu informasi.