Pada awal Kulih, yaitu tepatnya di Minggu pertama, saya mendapatkan tentang definisi dari system Informasi Itu sendiri. dalam proses kulihnya tersebut Dosen Saya Bu vivin menunjukkan sebuah video tentang Jurusan system Informasi. Setelah Saya melihat video tersebut saya mendapat pembelajaran bahwa Informasi pada zaman sekarang berkembang sangat cepat. terutama informasi yang berhubungan dengan bisnis. Namun, masih ada masalah tentang bagaiamana cara mengoptimasi dua hal tersebut. Untuk mengembangkan dan mengoptimasi informasi yang berkembang itu, dibutuhkan seorang yang memang ahli dalam dua hal itu, yaitu bisnis dan IT. semua itu dapat di cover ( diatasi) oleh Sebuah Jurusan yang bernama Sistem Informasi.
Sistem Informasi adalah sebuah jurusan yang mengajarkan mahasiswanya bagaimana menjadi team leader yang produktif di dunia bisnis. jurusan ini juga mempelajari menejemen bisnis, namun intensitasnya tidak sebanyak di jurusan lain yang mempelajari bisnis pada umumnya. di jurusan sistem informasi ini mahasiswanya diajarkan bagaimana cara mengimplementasikan IT di dalam dunia bisnis.
Dalam Sistem Informasi,yang dipelajari dalamnya adalah sistem analisis dan desain, network analis sistem, komunikasi data.
Mahasiswa yang mempelajari sistem analisis ini dapat kesempatan untuk berkarir menjadi Database Administrator, Data Analis, dan enterprise database architect. Sedangkan mahasiswa yang mempelajari network sistem, mempunyai kesempatan berkarir sebagai konsultan komunikasi data, analis keamanan informasi, administrator jaringan. lain lagi mahasiswa yang mempelajari data komunikasi dapat kesempatan berkarir sebagai IT consultant, internet developers, Enterprise Software architect , dan Web Administrator
lulusan SI( sistem informasi) bisa bekerja secara fleksibel di berbagai instansi atau perusahaaan dimanapun, bahkan di rumahpun bisa juga bekerja. Untuk gaji seorang lulusan sistem informasi mencapai kurang lebih $ 55,000 dolar per tahunnya.
Untuk Di Indonesia, Peluang lulusan system informasi itu sangat luas. ini saya buktikan pada saat saya mengunjungi survey di bursa karir ITS pada beberapa bulan yang lalu.
Setelah saya survey ke bursa kerja ITS , saya melihat bahwa prospek kerja dari lulusan Sistem informasi itu luas. hampir di setiap perusahaan bembutuhkan lulusan system informasi. Namun, pada requitmentnya itu tergantung dari kebutuhan perusahaan itu sendiri. seperti contohnya pada perusahaan PT. PLN.
Di bursa karir ITS, PLN tidak membuka lulusan system informasi, saya sempat bingung kenapa di perusahaan yang besar ini system informasi tidak dibutuhkan, saya sempat mewancarai phak PLNnya. Dari hasil wawancaranya itu, saya dapat menyimpulkan bahwa di PLN tahun ini memang tidak membutuhkan lulusan system informasi, ini karena pihak PLN sudah mempunyai pegawai yang cukup di bidang informasi.
Saya sempat juga bertanya ke PLN tentang spesialisasi mana yang seharusnya di miliki oleh seorang system informasi yang dibuthkan di perusahaan PLN. Ternyata, di PLN, kebanyakan pegawainya yang berasal di system informasi mempunyai spesialaisasi di bidang database. Ilmu tentang database ini, di Sistem informs ITS, masuk ke dalam mata kuliah MBD( menejemen Basis Data).
Lain lagi di perusahaan Toyota. Di perusahaan ini, setelah saya survey dan wawancara dengan panitia recruitmennya, saya dapat pengetahuan baru, ternyata di perusahaan Toyota, untuk tahun ini tidak membutuhkan lulusan S1 sistem informasi, tapi hanya untuk D3-nya saja. kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang lulusan system informasi untuk bisa bekerja di perusahaan ini yaitu yang bisa mengusai tentang pemrograman berbasis web.
Untuk perusahaan PT Pertamina, rekruitmen pegawainya dibagi menjadi 2. yaitu proses rekruitmnet untuk Bimbingan praktisi ahli dan rekruitmen untuk bimbingan praktisi sarjana. bimbingan praktisi ahli diperuntukan untuk lulusan sarjana, sedangkan bimbingan praktisi sarjana diperuntukkan untuk lulusan sarjana. di perushaan pertamina. saya juga sempat mewawancarai pihak di pertamina ini. di pertamina lulusan SI kebanyakan bekerja di bagian jaringan, jadi yang harus dimiki oleh seorang yang lulusan system informasi untuk bisa bekerja di pertamina yaitu yang mengusai ilmu tentang jaringan, namun akan lebih besar lagi kesempatan masuknya jika lulusan SI mempunyai ilmu tambahan lagi tentang ilmu lain yaitu mengenai bisnis, selain ilmu Jaringan atau komputer.
Dari semunya itu, saya dapat menyimpulkan bahwa saya sangat beruntung sekali bisa kuliah di system informasi ini. harapan saya kedepan yaitu saya bisa bekerja di salah satu perusahaan yang terkenal tersebut. berdasarkan kesimpulan yang saya dapat dari wawancara ke berbagai perusahaann itu, kurikulum yang diterpakan di system informasi ITS ini sudah merepresentasikan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan. seperti contohnya ada Database managemen yang masuk dalam salah satu mata kuliah di Si yaitu MBD. Dari pengamatan saya kemaren, salah satu perusahaan membutuhkan karyawan yang mampu mengethui tentang SCM. namun, di situ tidak dicantumkan membutuhkan lulusan system informasi, melainkan yang dibutuhkan dari lulusan TI( teknik industry). saya sempat heran kenapa lulusan system infromasi tidak dibutuhkan. Padahal di system informasi ada mata kuliah SCMnya jug. Mungkin karena system informs ini baru didirikan, jadi pihak perusahaan belum mengetahuinya.
Jadi kesimpulanya, Mahasiswa Sistem Informasi itu mempunyai peluang yang sangat besar dalam berkaarir di berbagai bidang karena di bekali dua hal sekaligus, yaitu di bidang bisnis dan bidang IT. Selain itu, Dosen saya Juga menjelaskan tentang apa itu Sistem Informasi dan Bagaimana Peran Sistem Informasi Itu dalam suatu perusahaan.
Selain yang diatas tadi, saya juga dapat pengetahuan tentang apa itu Untuk Sistem Informasi itu sendiri. Bu Vini menjelaskan pertama kali yaitu tentang Apa itu system. Berdasarkan yang saya tahu Sistem Adalah kumpulan dari berberapa komponen yang saling mempengaruhi dan dari komponen tersebut, ada yang berperan sebagai input,proses dan output. Dari hasil output tersebut akan menimbulkan suatu feedback yang digunakan oleh system itu sendiri
Sedangkan Informasi itu , merupakan suatu kumpulan dari berbagai data yang acak yang dibutuhkan oleh orang yang membutuhkan informasi. baik itu stake holder maupun yang lainnya.
Dari sini,dapat disimpulkan bahwa system iformasi itu adalah kumpulan dari beberapa komponen yang berfungsi untuk mengumpulkan, memanipulsai, dan memproses sebuah raw data menjadi sebuah informasi yang dapat digunkan oleh masyarakat atau stake holder yang membutuhkan informasi.
Kedudukan informasi itu sangat penting, terutama di suatu Organisasi. Suatu Organisasi pasti tidak dapat berdiri dan berkembang tanpa adanya suatu informasi. Informasi mempunyai peranan sangat penting bagi organisasi. Ada bebarapa macam informasi – informasi yang dapat diperoleh. oleh karena itu, informasi itu dapat memiliki nilai atau bermanfaat dan ada informasi yang tidak mempunyai nilai atau tidak bermanfaat. Oleh karena itu penting bagi suatu orang di dalam suatu organisasi atau perusahaan mengetahui ciri – ciri informasi yang bernilai. Ciri – ciri informasi yang bernilai yaitu:
1. Accessible
Accesssibe ini artinya, suatu harus dapat dengan mudah diakses ke semua orang yang berkepentingan. Seperti contoh dalam jurusan kita, SI ( Sistem Informasi). Dalam jurusan ini dalam menyampaikan infomrasi mengenai kuliah dapat dishare atau di publish melalui website e-learning yang terkoneksi dengan jaringan internet. Dengan adanya website ini, semua mahasiswa system informasi dan dosen dapat mengakses web ini dimanapun mereka berada jika membutuhkan suatu informasi mengenai perkuliahan.
2. Accurate
Accurate ini artinya suatu informasi terbebas dari error. Dalam menyampaikan informasi, informasi yang diberikan harus ditransmisikan atau di sampaikan ke pencari informasi sesuai dengan informasi yang di sampaikan.
3. Complete
Complete artinya suatu informasi itu harus, contain(isinya) harus memenuhi dari apa yang orang – orang yang memmbutuhkan informasi itu. Sehingga orang bisa mendapatkan informasi yang mereka cari. Seperti contohnya, informasi tentang harga penjualan saham dari beberapa PT. informasi itu tidak akan lengkap jika dalam informasi tersebut tidak ada nama dari PT yang menjual sahamnya tersebut.
4. Economical
Economical berarti suatu informasi itu harus mempunyai nilai ekonomis. Maksudnya disini yaitu, suatu informasi itu memiliki nilai yang sama dengan harga atau biaya yang dibutuhkan untuk menghasilkan informasi itu.
5. Flexible
Flexible berarti informasi itu dapat digunakan oleh beberapa orang dengan tujuan yang berbeda - beda. Contohnya informasi hasil penjualan suatu produk di perusahaan. Informasi ini dapat digunakan oleh seoarang menejer keuangan untuk menentukan berapa keuantungan perushaaan dan segala macamnya. Untuk menejer produksi, informasi tersebut dapat dipakai untuk menentukan berapa barang yang akan diproduksi untuk periode – periode selanjutnya. Dan bagi menejer marketing, informasi itu dapat digunakan untuk menentukan strategi – strategi untuk memasarkan produk pada periode selanjutnya.
6. Relevant
Informasi itu harus sesuai dengan apa yang memang dibutuhkan oleh seseorang. Misalnya informasi mengenai hasil tugas mahasiswa. Informasi ini cocok( relevant) jika diberikan untuk Mahasiswa atau Dosen. Namun, tidak cocok atau relavant jika informasi ini dipakai oleh seorang menejer keuangan dalam suatu perusahaan.
7. Realible
suatu informasi dikatakan realible jika terdapat beberapa sumber yang disertakan dalam informasi tersebut. Hal ini dapat menyakinkan suatu decision maker untuk membuat suatu keputusan dari informasi itu. Contohnya, suatu dosen akan percaya bahwa salah satu dari mahasiswanya sakit apabila mahasiswa yang bersangkutan tersebut melampirkan beberapa sumber yang membenarkan informasi tersebut. Seperti contoh, surat keterangan dokter.
8. Secure
Informasi harus mempunyai tingkat keamanan tertentu, tujuannya yaitu agar tidak semua orang bisa mengakses informasi yang diberikan. Bisanya, suatu informasi dberikan suatu kode atau password untuk mengaksesnya. Contohnya yaitu: informasi mengenai saldo nasabah. Informasi ini hanya dapat diakses oleh pihak bank yang bersangkutan dan nasabah tersebut.
9. Simple
Informasi yang diberikan harus sesederhana mungkin. Artinya informasi tersebut tidak mengandung informasi – informasi lain yang tidak dibutuhkan oleh pencari informasi. Contohnya seseorang ingin mencari informasi mnegenai gaji pegawai. Informasi gaji pegawai tidak bisa dikatakan simple jika informasi gaji tersebut disertai dengan biodata dari setiap pegawai yang menerima gaji itu.
10. Timely
Informasi harus memiliki nilai waktu. Artinya informasi itu mempunyai batasan nilai waktu. Salah satu contohnya yaitu informasi mengenai cuaca di suatu tempat pada hari ini. Informasi tersebut hanya berlaku untuk hari ini dan tidak akan berlaku lagi untuk hari – hari selanjutnya.
11. Verifiable
Suatu informasi dakatakan verifiable jika bisa dibuktikan kebenarannya. Seperti contoh, dalam perkuliahan di suatu universitas. Ada informasi bahwa Mahasiswa yang bernama X tidak masuk kuliah. Pihak dosen dapat membuktikan hal tersebut salah satunya dengan mengecek langsung ke kelas atu ruangan yang bersangkutan bahwa si Mahasiswa itu mamang benar tidak masuk kelas.
Informasi dapat dikatakan bernilai jika sudah memenuhi dari karakteristik – karakteristik informasi yang ada di atas. Dengan adanya karakteristik – karakteristik tersebut, organisasi, perusahaan atau individu dapat memilah mana informasi yang tepat maupun tidak tepat bagi mereka.
Kedudukan Sistem informasi dalam suatu organisasi itu sangat bermanfaat. Dengan adanya system informasi ini suatu organisasi dipermudah pengerjaannnya sehingga akan menurunkan biaya perusahaan (reduce cost). Hal ini terjadi karena system informasi dapat mengelolah data – data yang acak menjadi suatu informasi yang terstruktur dengan efektif dan efisien. selain itu dengan adanya system informasi dapat menurunkan tingkat resiko dari suatu organisasi. Misalnya, dalam keuangan suatu organisasi. Dengan adanya IS, dapat meminimaliasir resiko kesalahan dalam perhitungan keuangan. karena semuanya telah menggunakan komputasi dengan sedikit intervensi dari manusia.
Output dari system informasi yang berupa informasi, dapat dibuat sebagai acuan indicator keberhasilan atau pekembangan suatu organisasi. suatu perusahaan akan diketahui berhasil atau tidaknya dari adanya data – data atau fact yang ada. Data – data atau fakta – fakta tersebut di kelolah dan di proses di dalam suatu system informasi membentuk suatu informasi mengenai keadaan perusahaan itu.setalah mengetahui tingkat keberhasilan suatu organisasi pihak stake holder dari organisasi tersebut dapat memakai informasi yang ada sebagai pembuat keputusan (decision maker) untuk menentukan langkah – langkah yang harus diambil untuk kedepannya.
Selain itu dengan adanya system informasi,dapat dijadikan feedback untuk organisasi itu. feedback dapat berasal dari intern organisasi maupun extern organisasi. extern organisasi contohnya yaitu berasal dari masyarakat. masyarakat dapat menilai dan memberikan kritik serta saran kepada suatu organisasi mengenai kinerja dari suatu organisasi itu.Feedback dapat juga digunakan untuk komponen – komponen system informasi itu sendiri. Sehingga system informasinya akan lebih baik lagi dalam menghasilkan suatu informasi.
Di peruahaan itu sendiri banyak sekali tools –tools system informasi itu sendiri
Jenis – jenis Sitem Informasi yang tedapat di dalam suatu perusahaan
CRM
pengertian:
CRM adalah sebuah strategi perusahaan dalam memahami dan mempengaruhi tingkah laku pelanggan melalui komunikasi yang mendalam dengan tujuan untuk meningkatkan akuisisi (acquisition), menahan (retention) dan loyalitas pelanggan serta keuntungan dari pelanggan
fungsi:
1. fungsi dari CRM ini yaitu mendapatkan pelanggan yang sebanyak-banyaknya.
2. Mempertahankan sekaligus menggiatkan mereka.
3. Menjual produk sebnyak-banyaknya ke mereka
ciri-ciri dari pelanggan Royal yaitu:
1. Antusias terhadap merek atau produk yang digunakan
2. Dalam membeli produk tidak terpengaruh keputusannay oleh seperti contoh perubahan harga, jarak, kualitas, atau yang lainnya.
3. Selalu melakukan pembelian - pembelian yang berulanga - ulang terhadap produk yang sama.
contohnya dalam kehidupan sehari-hari yaitu. Orang yang loyal terhadap produk - produk dari unilever seperti pepsoden. akan selalu menggunakan produk - produk tersebut walaupun harga cenderung naik.
Keuntungan suatu perusahaan jika mereka mendapatkan pelanggan yang loyal yaitu:
a) Mempertahankan pelanggan yang sudah lama membutuhkan biaya yang lebih sedikit
b) Pelanggan mengeluarkan banyak uang, berarti meningkatkan “share of wallet”
c) Mereka mendapatkan kesepakatan yang baik dengan kita
d) Mereka menyebarkan informasi yang positif tentang kita
e) Mereka hanya membutuhkan lebih sedikt servis
f) Mereka tidak terlalu mempersoalkan harga
g) Mereka lebih bisa memaafkan jika terjadi kesalahan
h) Mereka membuat program marketing kita lebih efisien
Dalam pndestribusian produk ke pelanggan, perusahaan memapaki beberapa metode, yaitu method share of mMarket dan method share aof costomer. perbedaan antara keduanya adalah sebagian berikut:
Table 1 Perbedaan Market Share dan Share of Costomer
Strategi Pembagian pasar (Market Share) | Startegi pembagian pelanggan (Share of Costomer) |
• Perusahaan harus menjual satu produk ke sebanyak mungkin pelanggan • Harus membedakan produk dengan pesaing • Menjual kepada pelanggan • Mencari standart untuk pelanggan baru • Menggunakan media masa untuk membangun brand | • Perusahaan harus menjual sebanyak mungkin produk kepada satu pelanggan • Harus membedakan satu pelanggan dengan pelanggan lain • Bekerjasama dengan pelanggan • Mencari standar bisnis baru dari pelanggan yang sudah ada • Menggunakan komunikasi interaktif untuk menentukan kebutuhan individu dan berkomunikasi dengan masing individu |
dari table perbedaan diatas, kita dapat menyimpulkan bahwa untuk share of market perusahaan dalam mendistribusian produknya, berfokus pada menambah pelanggan baru , hal ini dapat menyebapkan dampak negative yaitu, perusahaan kemungkinan besar akan memperoleh keuntungan yang minimal dan tidak punya pelanggan yang loyal yang berpotensi melakukan pembelian banyak. sedangkan untuk yang share of costomer tidak berfokus pada menambah jumlah pelanggan, namun lebih kepada meningkatkan kepuasan pelanggan yang sudah ada sehingga pelanggan akan melakukan order yang lebih banyak dan perusahaan akan meraub untung yang lebih besar.
Dalam pelanggan Ada istilah yang disebut dengan pelanggan Churn. Pelanggan chir adalah pelanggan yang sudah tidak setia lgi kepada produk-produk tertentu. dan kemudian berpindah ke produk lain yang sejenis karena ada suatu atau beberapa hal antara lain pendekatan yang dilakukan perusahaan terhapad pelanggan rendah, pelanggan masih mencari variasi lingkungan yang lain, ada pengaruh dari pihak pesaing( competitor).
Untuk mendapatkan pelanggan yang loyal, suatu perusahaan harus melakuakn bebrapa hal( tahapan). Tahapan tersebut antara lain yaitu:
Figure 1 Tahapan Loyalitas pelanggan
1. Grow
Pertama yang harus dilakuan perusahaan yaitu mendapatkan pelanggan yang mnguntungkan. hal ini dapat dilakukan oleh perusahaan dengan promosi produk yang ditawarkan ke pelnggan melalui berbagai media, baik itu media cetak seperti Koran, poster, atau majalah maupun media elektronik, seperti televise atau internet.
2. Keep
Seteleh perusahaan mendapatkan pelanggan , perusaan itu harus menjaga pelanggan tersebut agar tidak churn( berpindah). hal tersebut dapat dilakukan oleh perusahaan dengan berbagai cara, salah satunya yaitumendengarkan dan menerima keluh kesah dan masukan yang diberikan oleh pelanggan. hal tersebut dilakukan perusahaan dengan cara menyediakan costomer service yang melayani selama 24 jam.
Grow
3. Grow disini yaitu perusahaan menawarkan produk-produk baru ke pelanggan, atau juga bia pelanggan dijadikan sebagai media promosi oleh perusahaan untuk menawarkan produknya ke pelanggan lain, salah satunya yaitu dengan cara mulut ke mulut.
Tujuan Taktis & Strategis dari CRM
Tujuan dari CRM adalah untuk meningkatkan peluang dengan cara mengembangkan proses berkomunikasi dengan pelanggan yang sesuai, menyediakan penawaran yang tepat (produk dan harga), melalui saluran (channel) yang tepat dan waktu yang tepat.
a. Pelanggan yang tepat
Hal ini dapat dilkukan dengan cara:
1. Mengatur hubungan dengan pelanggan dalam semua aspek kehidupan mereka
2. Menyadari potensi pelanggan dengan cara meningkatkan “share of wallet”
- Penawaran yang tepat
1. Secara efisien perusahaan memperkenalkan dan membuat respek pelanggan terhadap perusahaan termasuk produk dan servis yang ditwarkan di perusahaan itu.
2. Membuat penawaran/menawarkan produk kepada setiap pelanggan yang berpotensi
- Channel yang tepat
1. Mengatur komunikasi saling silang antar setiap pelanggan sehingga memudahkan perusahaan dalam menawarkan produk kepada pelanggan yang baru
2. Mampu berkomunikasi dengan channel yang diinginkan pelanggan. hal ini akan membuat pelanggan lebih mengeti terhadap apa yang kita inginkan.
3. Meng-capture dan menganalisa informasi-informasi dari semua channel untuk pembelajaran terus-menerus. hal ini dapat digunakan oleh perusahaan sebagai feedback perusahaan kededepannya.
- Waktu yang tepat
Secara efisien perusahaan dapat berkomunikasi dengan pelanggan berdasarkan waktu yang relevan artinya kedua belah pihak tidak dirugikan
Dimensi CRM
Strategic CRM
inti dari strategi bisnis yang bertujuan untuk memenagkan dan mempertahankan pelanggan yang menguntungkan
Operasional CRM
berfokus pada otomatisasi pada pelanggan untuk menghadapi proses seperti penjualan, pelayanan dan pemasaran pelanggan. Komunikasi ini melewati front Office yaitu area dimana pelanggan dapt berinteraksi langsung dengan pihak perusahaan untuk memperoleh jawaban melalui toch point ( antara lain, media,website, telepon, fax, dll)
Analitical CRM
Menganalisis data penlanggan untuk berbagai keperluan antara lain. untuk feedback dari pelanggan atau mendapatkan tingkat kepuadan pelanggan pada suatu produk tertentu.
Dari penjelasan-penjelasan tersebut dapat digambarkan seperti gambar berikut ini.
Figure 2 Strategis Implementasi CRM
ERP:
ERP adalah sistem informasi bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek keuangan, produksi, SDM, maupun distribusi.
Figure 3 tahapan ERP
Tahap I : material requirement planning (MRP) merupakan cikal bakal dari ERP dengan konsep perencanaan kebutuhan material. pada tahap ini hanya terrdapat procuremen material saja.
Tahap II : close-loop MRP merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan. intinya pada tahap ini perusahaan sudah mulai menforecasting dan menyusun jadwal pemproduksian barang.
Tahap III : manufacturing resource planning (MRP II) merupakan pengembangan dari close-loop MRP yng ditambahkan 3 elemen yaitu : perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan.
Tahap IV : enterprise resource planning merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah. pada tahap ini juga diadakan tentang simulasi what if. tujuannya yaitu untuk membentuk rencana cadangan apabila rencana yang utama gagal dilakukan.
Perbedaan sebelum diterapkannya ERP dan sesudah Diterapkannya ERP
Figure 4 Sebelum dan setelah ERP
Dari kedua Gambar diatas kita dapat menjelaskannya sebagian berikut
No | Sebelum ERP | Setelah ERP |
1 | Perusahaan akan kesulitan dalam menerima pesanan hingga mengirimkan pesanan | Proses penerimaan order dan penerimaan order lebih cepat |
2 | Prses yang harus dilalui panjang dan penuh dengan resiko keterlambatan. | Semua proses terintegrasi menjadi satu sehingga mempersingkat proses bisnis dalam perusahaan |
3 | Memuatuhkan resource yang lebih. karena setiap item yang masuk akan memiliki indentitas yang berbeda-beda setiap masuk dalam suatu tahap | Resource yang dibutuhkan sedikit karena sudah tertintegrasi menjadi satu. |
4 | Modal yang digunakan perusahaan kecil | Modal yang digunakan perusahaan menjadi besar, hal ini disebapkan pengembangan dan implementasi ERP itu sendiri. |
Dari hal tersebut dapat kita simpulkan bahwa penggunaan ERP dalam perusahaan itu sangat penting. dengan adanya ERP ini, proses bisnis di perusahaan akan cepat dan efisien. selian itu keuntungan lain dari ERP itu sendiri adalah sebagian beriut:
1. Integrasi Data Keuangan
untuk mengintegrasikan data keungan sehingga top managemen bisa melihat dan mengintrol kinerja perusahaan dengan baik
2. Standarisasi proses operasi
Menstandartkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi penigkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk
3. Standarisai Data dan Produk
Menstandarkan data dan informasi melalui keragaman pelaporan, terutama untuk peruahaan besar yang biasaya terdir dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnus yang berbeda-beda
Namun, disisi lain penerapan ERP ini tidak bisa diterapkan sembarangan begitu saja. untuk mengimplementasi sebuah ERP perusahaan harus mempertimbangkan hal-hal seperti berikut.:
1. Biaya yang dikeluarkan untuk implementasi ERP
Untuk mengimplementasi sebuah ERP perusahaan harus mengeluarkan modal tidak sedikit jumlahnya. oleh karena itu, perusahaan harus bener-bener mempertimbangkan capabilitas suatu perusahaan untuk diterapkannya sebuah ERP ini.
Figure 5 Rincian Biaya Implementasi ERP
Dari data yang ada pada gambar 5 diatas menunjukkan bahwa biaya yang terbesar itu berasal dari pembelian software ERP . jadi harus benar-benar memperhitungakan segala sesutunya sebelum mengimplementasikan software ini.
2. Kebutuhan perusahaan akan ERP itu sendiri
setiap pemilik perusahaan jika ingin mengimplementasikan sebuah ERP harus tahu dulu kondisi perusahaan yang dia miliki. Sebenarnya tidak semua perusahaan membutuhkan sebuah ERP. Kenyakan perusahaan yang membutuhkan ERP itu adalah perusahaan besar yang bersekala nasional maupun internasional. kalau hanya perusahaan yang bersekala kecil, mungkin tidak efektif jika diterapkan sebuah ERp di dalamnya.
3. Bagaimana implementas dan pengoprasian ERP itu sendiri.
Seperti yang sudah dijelaskan tadi, peimplemntasi ERP dalam sebuah perusahaan itu membutuhkan yang besar. oleh karena itu, perusahaan haru tahu bagaimana cara mendayagunakan ERP itu sendiri secara baik dan efektif agar nantinya ERP tidak dapat menjadi percuma.
ada beberapa kiat yang dapat dilakukan untuk bisa sukses dalam mengimplementasikan ERP
1. Knowlegde, pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan.
Maksudya disini yaitu dalam mengimplemenasikan ERP harus penya pemegathuan dulu tentang ERP itu sendiri dan harus jugatahuu tentang kodisi perusahaan apakah sudah tepat jika diimplemntasikan ERP.
2. Experience, pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaiama sebuah proses seharunya dikerjakan dengan kemungkinan muncul sebuah permasalahan
a. Konwlogde tanpa experience menyebapkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tapi terbukti tidak bisa dimplementasikan.
b. Experience tanpa kwolegde menyebapkan terulang aatu terakumulasinya permasalahan-permasalahan dan kekeliruan kerena tidak dibekali pemahan yang cukup
pada experience ini perusahaan harus melihat dulu ke perusahaan lain yang sudah mengimplementsikanya. namun, perlu diperhatikan bahwa perusahaan yang satu- dengan perusahaan yang yang lainnya adakalanya berbeda dalam pengimplementasikan ERP . oleh karena itu harus bisa mengetahui dan menganalisa yang bisa diterpakan dan tidak bisa diterpakan diperusahaan
3. Selection Methodologi
Ada struktur atau proses yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. yang penting terorganisasi dengan baik, focus dan simple.
Dalam pegimplementasian ERP ada kalanya bisa terjadi kegagalan. untuk menghindari hal-hal tersebut suatu perusahaan harus tahu tanda-tanda kegagalan dalam penerapan ERP itu sendiri. Berikut ini adalah beberapa kegagalan dalam pengimplementasian ERP dalam suatu perusahaan
1. Kurangnya komitmen dari top managemen
2. Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan(analisa strategi bisnis)
3. Cacatnya proses seleksi software( tidak lengkap atau keburu-keburu memutuskan)
4. kurnganya sumber daya(manusia, infrastruktur, dan midal)
5. Kesalahan perhitungan waktu implementasi
6. Tidak cocoknya software dengan proses bisnis yang ada di perusahaan itu
7. kurangnya training dan pembelajaran
8. Cacatnya project design & managemen
9. kuragnya komunikasi
10. Saran oenghematan yang menyesatkan
SCM
Sebelum mengenal SCM lebih jauh alangkah baiknya kita mangenal dulu apa yangm dimaksud dengan Supply Chain atau yang bisanya disebut dengan rantai pasok. Supply Chain( Rantai Pasok) adalah Sebuah rangkaian atau jaringan perusahaan yang bekerja secara bersama-sama untuk membuat dan menyalurkan produk atau jasa kepada konsumen akhir. Rangkaian atau jaringan ini terbentang dari penambang bahan mentah (di bagian hulu) sampai retailer / toko (pada bagian hilir). Supply Chain ini sangat berkaitan satu dengan yang lainya. jika salah satu saja tidak berfungsi maka Supply Chain tidak bisa berjalan.
Sedangkan Mengemen yaitu pengelolahan sesuatu hal sehingga hal tersebut bisa membawakan keuntungan atau bisa meningkatkan efisiensi dan efektifitas yang maksimal.
Dari dua hal tersebut dapat kita ambil pengertian bahwa SCM itu adalah Pengelolaan aliran antar dan diantara tahapan rantai pasok untuk memaksimalkan profitabilitas keseluruhan rantai pasok. Didalam rantai pasok ada tiga aliran penting yaitu material, informasi dan uang. Material yang berarti produk, informasi yang berarti data yang telah diolah, dan cost sebagai pembiayaannya.
Dalam SCM Ada 3 macam hal yang harus dikelola dalam supply chain yaitu pertama, aliran barang dari hulu ke hilir contohnya bahan baku yang dikirim dari supplier ke pabrik, setelah produksi selesai dikirim ke distributor, pengecer, kemudian ke pemakai akhir. Yang kedua, aliran uang dan sejenisnya yang mengalir dari hilir ke hulu dan ketiga adalah aliran informasi yang bisa terjadi dari hulu ke hilir atau sebaliknya.
Figure 6 SCM
untuk proses sendiri di dalam SCM itu ada 3 proses yaitu:
1. Pengadaan
yaitu proses pengadaan bahan baku maupun hal-hal kain yang diperlukan untuk proses produksi
2. perpindahan
yaitu proses yang meliputi pemdistribusian barang (material, bahan baku, barang jadi dan lain-lain) dari tingkat pemasok, produsen dan konsumen,
3. penyimpanan
proses penyimpanan bahan yang diperlukan untuk proses produksi dan juga untuk proses pendistribusian. misalnya dalam sebuah gudang.
Dalam SCM selain ada Suply Chain, juga ada value chain. untuk value chain itu sendiri yaitu lebih berfokus pada penignkatan nilai guna suatu produk dari setiap proses rantai pasok sehingga diperoleh produk dengan nilai yang maksimal. contohnya yaitu produk beras. beras yang dibelih oleh perusahaan beras berupa beras mentah tanpa ada tambahan apapun. Ketika beras sampai di perusahaan itu, beras akan diolah lagi oleh perusahaan ,misalnya packagingnya dibuat menarik. dari sini dapat kita kethauo bahwa beras tersebut terjadi penigkatan terhadap value. hal ini akan membuat harga jual beras akan meningkat.
Apabila mengacu pada sebuah perusahaan manufaktur, kegiatan-keiatan utama yang masuk dalam klasifikasi SCM adalah :
a. kegiatan merancang produk baru (product development )
b. kegiatan mendapatkan bahan baku (procurement)
c. kegiatan merencanakan produksi dan persediaan
( planning and control )
d. kegiatan melakukan produksi ( production )
e. kegiatan melakukan pengiriman ( distribution )
Untuk area cakupan dari klasifikasi tersebut akan dijelaskan dalam table berikut ini.
Bagian | Cakupan kegiatan antara lain |
Pengembangan Produk | Melakukan riset pasar, merancang produk baru, melibatkan supplier dalam perancangan produk baru |
Pengadaan | Memilih supplier mengevaluasi kinerja supplier, melakukan pembelian bahan baku dan komponen, memonitor supply risk, membina dan memelihara hubungan dengan supplier |
Perencanaan dan Pengendalian | Demand planning, peramalan permintaan, perencanaan kapasitas, perencanaan produksi dan persediaan |
Produksi | Eksekusi produksi, pengendalian kualitas |
Distribusi | Perencanaan jaringan distribusi, penjadwalan pengiriman, mencari dan memelihara hubungan dengan perusahaan jasa pengiriman, memonitor service level di riap pusat distribusi |
a) Pengembagan Produk
Hal ini Sangat penting terutama bagi industri inovatif seperti industri garmen, komputer, elektronik, packaging, dsb. Hal ini dikarenakan product life cycle-nya pendek. Dengan pengembangan ini akan menghasilkan sebuah rancangan produk bisa memakan waktu dan biaya yang sangat besar, padahal disisi lain perusahaan dituntut untuk bisa menghasilkan rancangan dalam waktu cepat dan biaya yang murah. Dalam merancangnya perusahaan harus mempertimbangkan beberapa hal :
Pertama, aspirasi atau keinginan pelanggan, oleh karena itu dibutuhkan riset pasar yang memadai.
Kedua, produk yang dirancang harus mencerminkan ketersediaan dan sifat-sifat bahan baku. Dalam praktek SCM modern, melibatkan supplier adalah kunci dalam proses perancangan produk baru.
Ketiga, fasilitas produksi yang akan dimiliki atau dibangun, jadi aspek manufacturability perlu dipertimbangkan.
Keempat, produk yang dirancang harus sedemikian rupa sehinga kegiatan pengiriman mudah dilakukan dan tidak menimbulkan biaya-biaya persediaan yang berlebihan disepanjang suppply chain.
Kelima, aspek lingkungan, dituntut rancangan yang ramah lingkungan dan mudah didaur ulang.
b) Pengadaan(procurement)
Untuk melakukan procurement dengan baik, perusahaan harus bisa melakukan negosiasi dengan baik pula. Selain itu perusahaan harus bisa memilih supplier yang bisa diandalkan untuk dijadkan partner. setelah memilih Supplier, perusahaan harus juga mengevaluasi apakah supplier ini bisa terus ndak menjadi partner dalam bisnis mereka. Ada dua opsi yang bisa di piilih perusahaan yaitu mempertahankan atau melepaskan. jika menguntungkan perusahaan. maka perusahaan akan tetap untuk mempertahakan supplier tersebut. jika merugikan perusahaan bisa mencari supplier baru.
c) Perancangan dan Pengendalian
Pada bagian ini bertugas untuk menciptakan koordinasi taktis maupun operasional sehingga kegiatan produksi, pengadaan material, maupun pengiriman produk bisa dilakukan dengan efisien dan tepat waktu. Koordinasi yang dilakukan tidak hanya di internal tapi dalam supply chain, misal menentukan berapa banyak produk akan diproduksi, informasi tentang data penjualan terakhir di tingkat ritel serta berapa banyak stock produk yang masih mereka miliki adalah penting bagi pabrik.
d) Produksi
Bagian ini bertugas secara fisik melakukan transformasi dari bahan baku, bahan setengan jadi atau komponen menjadi produk jadi. Kegiatan produksi dalam konteks SCM tidak harus dilakukan dalam perusahaan. Banyak perusahaan melakukan outsourcing yaitu memindahkan kegiatan produksi ke pihak subkontraktor, sementara perusahaan konsentrasi ke kegiatan yang menjadi core competency mereka. Contoh perusahaan sepatu Nike.
Dalam kegiatan produksi, konsep lean manufakturing yang mementingkan efisiensi dan agile manufacturing yang menekankan pada fleksibilitas dan ketangkasan merespon perubahan adalah dua hal yang penting
e) Distribusi atau Pegiriman
Setelah produksi, Tugas dalam lingkup supply chain selanjutnya adalah mengirim produk tersebut agar sampai di tangan pelanggan pada waktu dan tempat yang tepat. Aktivitas ini dapat dilakukan sendiri oleh perusahaan atau diserahkan ke perusahaan jasa transportasi. Dalam cakupan kegiatan distribusi, perusahaan harus merancang jaringan distribusi yang tepat dengan mempertimbangkan aspek biaya, aspek fleksibilitas dan aspek kecepatan respon terhadap pelanggan.
KMS
KMS merupakan hal yang penting untuk sebuah perusahaan atau organisasi. ini disebapkan karena KMS dapat membuat organisasi itu menjadi berhasil di kemudian hari. Sekarang yang menjadi pertanyaan awal bagi orang yang bar tahu tentang KMS itu yaitu tentang pengertian dari KMS itu sendiri. Sebelum kita membahas lebih jauh tentang KMS, kita harus tahu dan paham dulu apa yang dimaksuk dengan Knowledge ( pengetahuan). dan apa itu Menegemen.
Pengetahuan didefinisikan oleh Oxford Kamus Inggris sebagai (i) keahlian, dan keterampilan yang diperoleh oleh seseorang melalui pengalaman atau pendidikan; pemahaman teoritis atau praktis dari suatu subjek, (ii) apa yang dikenal dalam bidang tertentu atau secara total; fakta dan informasi; atau (iii) kesadaran atau keakraban diperoleh pengalaman fakta atau situasi. (anonim)
Dari pengertian tersebut kita dapat menyimpulkan bahwa pengetahuan itu merupakan suatu hal yang diperoleh seseorag karena pengalaman atau proses pendidikan baik itu formal maupun nonformal yang dialami seseorang.
